Organisation Initiation Geocaching du 18 Octobre

Un "petit" message pour vous décrire l'organisation prévue pour la journée du 18 Octobre.

Nous disposerons de 2 tentes sur le parvis de la cathédrale en face de la mairie de Bordeaux. Le salon des commissions étant trop petit pour nous accueillir, nous partirons de la mairie pour finir dans des tentes. Tout cela reste à valider avec la ville de Bordeaux. Quand je parle de tentes c'est des barnums de minimum 30 ou 40 personnes... pas une petite tente de chez Décathlon.

Une tente servira de point d'accueil et de départ des boucles. Quant à l'autre, elle sera fermée. En tout cas on tentera de la fermer comme on peut pour que seuls les moldus initiés puissent y rentrer pour découvrir le coffre final (que certains on déjà vu) et un petit banquet (cannelés, boissons, sucettes... à voir).

Dans la tente d'accueil, il y aura 2 tables, une avec des dépliants sur le geocaching et l'autre au cas où. 4 ou 5 chaises seront à disposition des hôtesses pour se reposer.

Dans la tente de retour (ou du coffre), il y aura 1 table pour le coffre et 2 autres tables pour disposer les boissons et friandises pour les groupes. Ici aussi on prévoit une dizaine de chaises (pour reposer les hôtesses, les tentateurs et les moldus).

2 boucles de 2km maxi avec 4 caches seront tracées avec les caches existantes ou avec de nouvelles. Nous tenterons d'éviter des lieux trop fréquentés et surtout les bancs (qui peut poser des caches sous des bancs, c'est quand même bien stupide ;) ).
Des départs toutes les 15 minutes sur chaque circuit entre 14h et 17h soit 13 départs par circuit (un total de 26... je sais je suis trop bon en calcul mental).

Chaque groupe sera constitué de 10 moldus et d'un "tentateur" (un geocacheur bénévole qui adore le geocaching... donc vous). La boucle devra être réalisée en 1h. Lors de celle-ci le but est d'expliquer aux gens par la pratique le principe du geocaching.

Les moldus pour participer auront réservé leurs créneaux sur un site de réservation gratuit. Donc nous aurons les noms des personnes à initier et le nombre par groupe.

Pour pouvoir faire tourner tout cela il nous faudrait :

• 3 ou 4 hôtesses (ou hôtes) pour la tente d'accueil. Leurs rôles seraient de recevoir les moldus et de former les groupes.
• 2 ou 3 hôtesses (ou hôtes) pour la tente d'arrivée. Leur rôle : remplir le coffre entre 2 groupes. Préparer les diplômes et les médailles pour que les tentateurs les remettent. En option:  se goinfrer de cannelés... ahh cela devient inintéressant non ;)
• 10 tentateurs (ou tentatrices). Leurs rôle faire 2 ou 3 boucles avec des groupes différents. 1h de boucle et 15 minutes pour se reposer et boire un verre (on peut aussi manger des cannelés). Le tentateur restera avec le groupe pendant la collation pour continuer les échanges.
• 2 personnes en option, dans la tente du coffre pour montrer sur des portables (pc) le site et comment s'inscrire.

Donc comme vous pouvez le constater il va falloir du monde... beaucoup de bénévoles. Au minimum on peut tourner avec seulement 11 personnes (en mode tendu comme l'année dernière) mais le mieux c'est 20 personnes (en mode super relax).

Bien entendu, on peut aussi tourner sur les postes. Je veux bien faire l'accueil pendant 1h mais après je veux faire une boucle et finir à remplir le coffre. On se connaît tous assez pour savoir que l'on s'entendra sur les rôles de chacun à un moment T.

J'ai eu beaucoup de question l'année dernière sur ce type d'évènement.

En fait, en premier pourquoi la mairie de Bordeaux, simplement parce que l'association a des contacts avec l'organisateur de la semaine digitale, donc c'est plus facile. Quand on se connaît le dialogue est plus facile.

Pourquoi ne pas faire un event comme Grignols, Annesse et Beaulieu, Douzillac... En fait il y a beaucoup de contraintes avec ces manifestations, et surtout on nous demande d'initier plus de 250 moldus et donc impossible d'organiser cela en plus d'un event. Mais un event apéro sera proposé le soir en centre ville, pour remercier les bénévoles de la journée et raconter notre journée à d'autres qui ne viendraient que pour l'event.

Mais que va apporter cette manifestation à la sphère geocaching? Alors là c'est un peu plus compliqué. En premier, il ne faut pas rêver, on ne va pas avoir 250 nouveaux geocacheurs en gironde mais on va avoir 250 personnes qui savent que s'ils tombent sur une cache il ne faut pas la jeter, ni la piller... Après, cela va permettre de faire connaître notre passion. Je sais que certains n'aiment pas cela et aimeraient que cela reste le plus discret possible. En dernier, un gros coup de pouce pour l'association qui va se faire connaître et donc avoir une belle carte de visite lors des futures  rencontres avec des collectivités pour organiser des events. Et puis il ne faut pas se mentir, un petit coup de pouce financier ne fait pas de mal.